BKU-Abendgespräch mit Marcus Wilp – „Die E-Rechnung wird Pflicht: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?“

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Am 7. November 2024 lud der BKU zu einem weiteren Abendgespräch ein, das vom BKU-Vizevorsitzenden Daniel Trutwin moderiert wurde. Marcus Wilp, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Leiter des BKU-Arbeitskreises Steuerrecht, referierte über die bevorstehende Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Die Veranstaltung bot den Teilnehmenden einen detaillierten Einblick in die rechtlichen Grundlagen, den Zeitplan der Umsetzung und die praktischen Herausforderungen, die mit dieser bedeutenden Reform einhergehen.

Wilp erläuterte, dass die E-Rechnungspflicht Teil des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024 ist, das auf einer EU-Initiative basiert. Ziel des Gesetzgebers sei es, den Abrechnungsverkehr in Deutschland zu digitalisieren und mittelfristig ein elektronisches Meldesystem zu etablieren, das umsatzsteuerlich relevante Daten in Echtzeit an die Finanzämter übermittelt. Weitere zentrale Ziele sind die Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug, die Vereinfachung der Verwaltung und eine verbesserte Überprüfbarkeit im Rahmen von Betriebsprüfungen.

Der schrittweise Übergang zur digitalen Abrechnung

Wilp erklärte, dass elektronische Rechnungen für öffentliche Einrichtungen bereits seit dem 27. November 2020 verpflichtend sind, etwa in Form der X-Rechnung, die als nationale Ausgestaltung der europäischen Norm gilt. Die Einführung der E-Rechnung in der Privatwirtschaft erfolgt hingegen schrittweise. In der ersten Phase, die vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 läuft, haben Unternehmen noch die Wahl zwischen Papier- und E-Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch Rechnungsaussteller mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro Papierrechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 schließlich sind Papierrechnungen für B2B-Geschäfte vollständig unzulässig.

Wer ist betroffen – und wer bleibt verschont?

Ein besonderes Augenmerk legte Wilp auf die Ausnahmen. Die E-Rechnungspflicht gilt beispielsweise nicht für Lieferungen und Leistungen gegenüber Endverbrauchern (B2C), umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 UStG, Exportgeschäfte sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro. Dennoch, so Wilp, müssen auch Unternehmen, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen, in der Lage sein, solche zu empfangen und zu lesen.

Pflichtig sind E-Rechnungen hingegen in verschiedenen spezifischen Fällen. Dazu zählen Abrechnungen im B2B-Geschäft, Umsätze im Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG oder Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, auch wenn diese keine Umsatzsteuer schulden. Weitere Fälle sind Rechnungen von Vermietern, die umsatzsteuerpflichtig vermieten, Gutschriften bei B2B-Geschäften, Rechnungen an inländische Betriebsstätten ausländischer Unternehmen, Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Erzeugnisse unterliegen, Reiseleistungen nach § 25 UStG und Umsätze, bei denen die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG angewendet wird.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Wilp erläuterte schließlich, was eine E-Rechnung ausmacht. Diese liegt entweder in einem strukturierten elektronischen Format wie XML oder in hybrider Form vor. Ein strukturiertes elektronisches Format zeichnet sich durch die präzise Festlegung von Syntax und Semantik aus, sodass es von Computersystemen automatisch verarbeitet werden kann. Hierbei wird die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Maschinenlesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Neben den deutschen Formaten sind auch internationale Varianten wie Factur-X aus Frankreich oder FatturaPA aus Italien zulässig.

Besondere Regelungen und mögliche Sanktionen

Zusätzlich ging Wilp auf besondere Regelungen für Dauerschuldverhältnisse ein. Hier gelten Verträge als Rechnung, und es ist ausreichend, eine E-Rechnung nur für die erste Teilzahlung zu erstellen, etwa bei Miet- oder Leasingverträgen. Der Vertrag selbst kann als Anlage beigefügt werden. Nach Auslaufen der Übergangsregel gilt diese Anforderung auch für Verträge, die vor dem 1. Januar 2025 geschlossen wurden.

Ein weiterer Schwerpunkt des Abendgesprächs lag auf der Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen. Wilp betonte, dass E-Rechnungen unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen, ohne Medienbruch. Es ist sicherzustellen, dass die maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzverwaltung jederzeit gewährleistet ist. Ein einfaches Ausdrucken und Abheften der E-Rechnungen reicht daher nicht aus.

Schließlich ging Wilp auf die Folgen bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflichten ein. Für Rechnungsempfänger bedeutet dies, dass nur ordnungsgemäß erstellte E-Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, sofern der leistende Unternehmer zur E-Rechnung verpflichtet ist. Für Rechnungsaussteller können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Zudem hat der Rechnungsempfänger einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt bei falschen Rechnungen die Besteuerungsgrundlagen hinzuschätzen.

Bild: charlesdeluvio/unsplash

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